一个项目如果不能在预算内按时完成,就不能被认为是成功的项目。但是,如何确保这两个标准都得到满足呢?以下是8Manage基于多年行业经验建议遵循的步骤,旨在确保项目在预算内按时交付:
1、确定和坚持项目范围
在任何项目中,第一个也是最重要的步骤是确定项目的范围。每个项目必然会有不断增加的“必需”列表,但它们真的是必需的吗?
范围蔓延可能导致项目取消,因为财务负责人意识到项目已经严重超出预算,看不到结束的迹象,只好砍掉项目。
项目范围的确认在项目参与人之间建立了一个共识,作为未来项目决策的基准。所以仅仅项目经理知道项目范围还不够,要让整个团队、项目干系人,以及业务用户都知情,并时刻记住项目范围!
2、定义项目可交付成果
如果我们不知道要去哪里,我们怎么能去到那里?这听起来是明摆着的事。我们不仅要清晰定义每个项目的可交付成果,还要列出项目不包含的内容。详细说明可交付成果,并让有关人员签字确认。这个简单步骤能让我们更准确地估算成本、时间和资源。
开始做项目之前,应该预想一下项目或任务完成后要取得什么可交付成果或里程碑,甚至还要预想一下在做项目的过程中要取得什么中间可交付成果。
3、项目团队尽心尽力
坦白地说,项目团队决定项目结果。热情积极的团队成员将会取得远远超出项目经理预期的结果。项目经理负责设定合理的期望,明确每个人的任务和职责,同时确保每个团队成员(不论全职兼职)充分了解优先顺序。团队成员也了解到,不允许日常工作职责和干扰因素破坏项目日程表。
4、分解项目计划
完成项目本身是一个复杂的过程,必须采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的单元,最终得出项目的工作分解结构(WBS)。通过将项目分解成团队能够理解的较小可行计划,我们能够将延误和错过最后期限的风险降到最低。
比较常用的方式是以项目进度为依据划分WBS,第一层是大的项目成果框架,每层下面再把工作分解。这样做的好处是结合进度划分直观,时间感强,项目团队能够看到项目在不同阶段的完成情况。
另一个好处是在评审中容易发现遗漏或多出的部分,也更容易被大多数人理解。项目经理要严守纪律,不允许错过这些较小的截止日期。
5、尽早测试,经常测试
不要等到项目结束才让团队看到他们努力的结果。测试是发现和纠正错误,以及防止小错误发展成大错误的最佳方式。测试还能让团队成员以有形的方式看到他们的贡献,这反过来提高士气,增加团队信心和提高生产力。
比如,8Manage PM项目管理系统可以在项目过程中通过内部评审及验收的规范化,及时发现并解决问题,提高可交付成果的整体质量,提高验收人的满意度。
6、勤奋人员管理
项目团队具有灵活性,并提供持续的反馈。这会让团队成员更好地了解目标,使项目更加聚焦和清晰。对项目的范围、进度、成本、质量的结果,关键取决于项目实施人员。在项目管理中,人员的管理也很重要。不同的角色特征有不同的关注点,但是又需要在同一个目标中保持同步协作。
作为公司管理层,应实时监控项目整体状态,提高参与度;项目经理作为项目的实际运营者,需要做好上传下达的工作,平衡协调各方;而对于项目的具体执行成员,则应该实时汇报工作,全面跟踪工作状态。
以上六个步骤,只需借助8Manage PM项目管理系统即可完全实现。8Manage PM涵盖的所有管理领域,如范围、日程、费用、资源和变更等,这些恰恰是项目管理亟需的。
系统以WBS架构带动项目计划与执行的全局掌控,通过“动态管理、实时共享”实现项目进度、成本、资源、绩效、风险等的有效跟进,并使用独特的实时交易型事务处理技术,使业务和项目的运营效益最大化。
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