8MSaaS：企业实施电子采购的七个步骤

电子采购作为一种在线采购策略，在全球企业中越来越受欢迎。如今，越来越多的企业开始看到电子采购在效率方面胜过传统采购。通过电子采购，由于与预先批准的供应商和贸易伙伴可以进行实时交互，因此无论地点和时间如何，采购和处理阶段都得以简化和加快。

采购审批也可以在线完成，订单可以在几分钟内完成，从而缩短了交货时间。 在企业中，时间就是金钱，将电子采购纳入你的采购策略必将为你节省大量时间和运营成本。但是，许多企业仍不清楚与电子采购相关的流程和风险，需要关于如何利用这项新技术的建议和指导。

在本文中，我们来看看实施可靠的电子采购策略的七个步骤，这些策略将有助企业减少异常支出，促进合规并实现企业目标。

1、评估并记录你当前和期望的采购流程

多年来，传统采购安排为你提供了相对较好的服务，但始终存在改进的空间。在开始对采购流程进行改进之前，必须对当前使用的采购流程有一个清晰的概览。为此，请评估并记录采购流程的各个方面，包括不同任务的时间表、所涉及的供应商、合规性检查、付款方式等。随后，考虑所需的采购安排，把它白纸黑字写下来，这样就有了一份参考资料。完成这些步骤后，你应该对新的电子采购策略中需要包含哪些内容有一个更清晰的了解，以最大程度提高业务采购流程的有效性和效率。

2、找出差距和弥补差距的解决方案

明确了当前和期望的采购流程后，你现在可以开始确定当前采购策略中的差距。各地企业都面临着一些更常见的采购问题，包括不断增长的成本、与供应商有关的问题、意外或延误的订单以及不遵守采购政策。解决问题的第一步当然是从一开始就识别并理解你所面临的问题。一旦确定了采购策略中的所有差距和问题，便可以考虑采用解决方案。例如，采用不可靠的供应商确实会扰乱采购周期，并可能导致你的业务收入降低。在这种情况下，解决方案很明确：你需要查看供应商列表，并替换不符合要求的供应商。

3、记录实施电子采购系统的好处

列出实施电子采购系统的好处可以真正帮助管理人员接受。大修业务流程通常是一项“昂贵”的事务，因此要实现它，必须得到管理层的支持和参与。尝试根据管理层认为重要的内容来整理你的福利清单，公司的底线通常是前提。如果你可以说服管理层相信实施电子采购系统具有成本效益，并在时间和资源方面为公司节省了成本，那么你更有可能获得批准以继续执行电子采购策略。

4、制定电子采购计划和KPI

现在，你已经清楚地了解了当前和期望的采购流程，确定了采购策略中的问题，也了解了电子采购的好处，是时候考虑如何通过电子采购改进整个采购流程了。使用电子采购的优点是什么?涉及哪些流程、成本和资源?在哪里可以找到有关电子采购流程的更多信息?应该找谁来启动电子采购计划?这些只是制定电子采购计划时需要问自己的一些问题。你还应该为电子采购计划设计KPI，以便更轻松地跟踪电子采购策略的进度和有效性。重要的是，要了解你的电子采购计划对整个组织结构的影响，所以最好让管理团队和任何其他将受该计划影响的利益相关者参与进来。

5、审查并选择最佳的电子采购解决方案提供商

在选择电子采购解决方案提供商时，务必要检查企业的预算和要求。选择供应商时，价格可能是一个很大的考虑因素，但也不应该成为决定因素。供应商的可靠性可以对你企业的利润产生重大影响，因此请务必对潜在的供应商进行研究，重点是跟踪业绩记录、专业知识和其提供的服务。合格的电子采购解决方案提供商可以大大减轻与采购流程、提交的管理和评估以及供应商基础管理相关的巨大行政负担。

6、制定可优化资源的实施计划

选择了能够满足公司的采购需求的电子采购解决方案提供商后，即可开始实施电子采购计划。但是，实施过程也需要仔细考虑。在开始之前，请确保你有足够的资源来顺利实施电子采购计划，尤其是在涉及到你的员工时。在这种情况下，你的IT人员将是管理电子采购流程中投入最大的人员，因此请确保优化资源以有效实施。不要让成功实施电子采购策略的关键人员负担过重。确保沟通渠道畅通，每个人都知道他们的角色和职责——如果可能的话，还应联系电子采购解决方案提供商以寻求帮助。

7、交付和衡量收益

随着电子采购流程的成功实施，有必要跟踪未来几个月的整个策略和流程。企业需要知道他们在电子采购上的投资是否物有所值，而只有在跟踪和衡量电子采购策略的进度时，才能清楚这一点。在衡量该策略成功与否时，请记住早先制定的KPI，并注意过去几个月的执行过程中出现的所有问题。

收集到的数据和信息可根据需要进行改进，并减轻由电子采购问题引起的风险。通常，一家企业的电子采购策略应该是整体的，并与整体采购策略相结合，以确保实现业务目标。

综上，在采购策略的指引下，企业还需要借助先进的采购系统，确保采购核心价值的实现。一个先进的采购系统，其先进性体现在三个方面：①早期参与机制;②供应商关系发展;③ 采购信息系统建设。受业界广泛认可的8MSaaS SRM电子采购系统(http://www.8msaas.cn/purchase/StraightThrough.html)具备这些先进性功能模块，通过全流程电子化，可追溯、可监督，为企业提供了一个可知、可视、可控的创新采购管理模式。

8MSaaS SRM电子采购系统从客户需求的源头开始控制企业的采购需求与计划，令每一个采购需求量都有据可依。同时帮助企业建立完善的供应商信息库，实现企业与供应商信息互通，有利于最大利益化的决策，及早调整采购计划，跟供应商对接。

通过建立健全的供应商评价体系，8MSaaS SRM对供应商行为进行多维度评估，以支持招标方对供应商的淘汰决策，不断优化企业可利用供应商资源结构，有助建立优质的可持续合作的供应商关系。

系统对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，从需求到交付全过程实现招采电子化和自动化。企业各项招标投标信息可在8MSaaS SRM采购系统集中管理，更方便查找，所有信息具有关联性与实时性。

全球经济竞争日趋白炽化，促使企业经营的采购策略规划与管理也越来越受到重视，如何制定企业未来发展的最佳采购策略，并付诸实施，无疑是企业决策者必须面对的重大问题。希望本文能给大家带来更多启发。