如何组建项目管理办公室(PMO)?

来源:互联网 时间:2020-12-30

项目管理办公室(PMO)是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门,项目管理办公室的存在有助于确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻执行。想知道企业如何组建项目管理办公室(PMO)吗?本文将告诉你答案。

首先,你可以简单地将其视为一个项目,遵循类似的过程:从计划开始,对具体情况做出回应,同时实施计划;找个人支持这个计划,理想情况下是具备变更管理知识的管理层成员。此人必须完全了解PMO,充分相信PMO的好处,然后积极推动PMO的组建过程。

接下来,你可以遵循以下步骤来组建项目管理办公室PMO。

步骤1:分析情况

首先,分析当前状况,检查项目管理方法、过程和用于发现弱点迹象的工具。另外,对正在进行的项目进行同样的分析。同时,你要创建一个完整的、最新的信息项目列表,并在可能的情况下进行优先排序,确定谁正在做什么。

借助这些信息,你可以记录企业大多数项目管理人员的情况,这是以后你对PMO改进时所要参考的关键文件。但请记住,在报告中要谨慎,不要忽略积极因素,因为此过程可能会变得非常政治化,惹是生非对谁都没有好处。

分析利害关系人,确定PMO的目标。首先,你必须识别利害关系人,找出他们希望获得的好处。利害关系人可以是管理层、高管、项目经理、控制员,甚至是工作人员。他们都想知道价值是什么,所以你必须从一开始就说清楚。

步骤2:制定计划

首先,定义PMO的职责范围、等级位置和能力要求。了解它的任务和服务是什么,例如,PMO是按要求提供工具的服务单位,还是为项目经理提供培训和支持以确保项目质量而设立的。

PMO可以负责许多领域,以下是其中的一些领域:

●培训和指导,关注项目成员和团队的人员发展;

●运营支持,举办研讨会或临时担任项目控制员;

●方法和过程,可能包括项目管理工具;

●项目搭建和实施,选择项目并通过成本效益分析和其他条件确定优先级。

一开始不要让你的PMO超负荷,为了确保工作高效,请让PMO只负责一两个职责范围。你的利害关系人可能想让它承担太多职责和任务,因此请与他们讨论现实目标和实际的前进方向。

请记住,PMO是企业的新实体,因此要花很多时间才能变得司空见惯。这会有一个学习曲线。确保向所有员工介绍PMO,并简要介绍PMO的职责。这能提供清晰度,推进PMO的服务,方便人们使用。

步骤3:实施计划

就像你处理其他项目计划一样,一步步推进,提供IT基础结构,完成PMO人员培训。专注于变更管理,因为这是基本任务之一。你希望巩固企业支持,因此重申实施PMO的有益理由并没有什么坏处。

你可以在公司内网或其他最佳平台或场地传达PMO的职责范围。无论你如何传达这些信息,一定要包括以下三个内容:

●PMO的服务是什么

●公司项目管理的流程

●团队负责人是谁

一旦你开始运作,内部员工会承担全部责任,如果PMO由外部咨询公司设立,这个新的项目办公室必须说服所有利害关系人PMO带来的好处。这通常会带来以下场景:

场景1:早日成功,利害关系人感到高兴。

场景2:幻灭期,这在实施新的结构或权能后并不罕见,但会引起一些怀疑。

场景3:PMO逐渐在企业文化中确立自己的地位,最初的怀疑态度演变为建设性合作。

使用现代PMO软件

如果想让组建PMO更成功,你应该使用现代化PMO软件,来规范整个PMO流程,充分发挥工作效能。管理PMO需要处理大量的实时数据,如果不利用PMO软件,组织战略的有效贯彻执行将会变得困难。

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关于PMO的最后想法

如前所述,PMO成功与否取决于是否任命合适的人来进行推广。有时,PMO不得不要求进行不受欢迎的变革,因此,要使PMO成功,唯一的方法是获得管理层的支持、明确界定的职责和权能。

然后是企业文化,PMO可能需要一些时间才能顺利在企业中安顿。为了使过渡顺利进行,项目环境必须透明。因此,如何在公司文化中应用透明度,将会帮助公司,也会成为阻碍。

不过,一旦组建PMO且PMO开始使你的项目受益,你会发现它是整个企业不可或缺的一部分。它为成功提供支持,为可能并不总是了解整体情况的项目经理提供概览,使他们能够为公司和团队做得更好。

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